3 načini za pisanje poročila o napredku

Kazalo:

3 načini za pisanje poročila o napredku
3 načini za pisanje poročila o napredku

Video: 3 načini za pisanje poročila o napredku

Video: 3 načini za pisanje poročila o napredku
Video: Как научиться резать ножом. Шеф-повар учит резать. 2024, Marec
Anonim

Poročila o napredku so ključna pri vodenju projektov, pa naj gre za disertacijo ali enega od projektov, ki se izvajajo na delovnem mestu. To boste morali storiti, da bodo vaš nadzornik, sodelavci ali stranke obveščeni o tem, na čem trenutno delate. Osredotočiti se boste morali na to, kar ste dosegli in kaj je še treba storiti.

koraki

Metoda 1 od 3: Začetek

Napišite poročilo o napredku 1. korak
Napišite poročilo o napredku 1. korak

Korak 1. Določite svoj namen v predlogu

Obstaja več različnih razlogov, zakaj bi lahko kdo zahteval poročilo o napredku. Seveda bo kateri koli izmed njih napisan z namenom razkriti napredek pri določenem projektu. Vendar pa je treba upoštevati različne vrste predlogov:

  • Poročilo o napredku raziskovalnega programa ali projekta se bo nekoliko razlikovalo od poročila o projektu na delovnem mestu. V tem primeru je bolj verjetno, da boste morali navesti podatke, manj verjetno pa je, da boste upoštevali postavke, kot so stroški (čeprav ne vedno).
  • Poročilo o delu za stranko bo napisano drugače kot za nadrejenega pri delu. Najprej morate razmisliti o razlogih, zakaj to pišete.
Napišite poročilo o napredku 2. korak
Napišite poročilo o napredku 2. korak

Korak 2. Pomislite na občinstvo

Ko določite namen poročila, razmislite o vrstah tem, ki jih mora prejeti prejemnik. Čeprav vsa poročila o napredku običajno vsebujejo določene splošne podatke, je pomembno upoštevati posebne točke:

  • Kako so bralci povezani s projektom? Kako bo rezultat vplival nanje? Povezava in vpliv se bosta na primer razlikovala med nadrejenim in odjemalcem.
  • Pomislite, kakšno odločitev morajo sprejeti bralci po branju poročila o napredku (na primer, kakšno podporo, denar ali čas bodo morali vložiti).
  • Upoštevajte informacije, ki jih morajo bralci vedeti, da resnično nadzirajo in sodelujejo pri projektu. Katere tehnične vidike boste morali poznati? Ste že seznanjeni s tehničnim žargonom?
Napišite poročilo o napredku 3. korak
Napišite poročilo o napredku 3. korak

Korak 3. Določite najboljši način komuniciranja z občinstvom

Poročilo o napredku ni le pisni dokument, ki ga je treba poslati učitelju ali nadrejenemu. Glede na to, kaj je potrebno, ima lahko različne oblike.

  • Poročilo o napredku je lahko kratko ustno poročilo na tedenskih ali mesečnih sestankih ekipe.
  • Lahko je v obliki občasnih e -poštnih sporočil sodelavcem.
  • Lahko je v obliki uradnih ali neuradnih beležk, poslanih nadzornikom.
  • Še vedno bi to lahko storili kot uradna poročila strankam ali vladnim agencijam.
Napišite poročilo o napredku 4. korak
Napišite poročilo o napredku 4. korak

Korak 4. Pogovorite se z nadzornikom

Razen če ste že napisali tovrstno poročilo (zakaj bi bil torej jaz tukaj?), Je pomembno, da od svojih nadrejenih dobite čim več navodil. Družba lahko uporablja posebno obliko, v tem primeru je pomembno upoštevati ustrezna pravila.

Napišite poročilo o napredku 5. korak
Napišite poročilo o napredku 5. korak

Korak 5. Pazi na ton

Ni nujno, da so vsa poročila uradna. Dejansko notranja poročila kolegom ali nadzornikom pogosto vsebujejo bolj neformalen jezik. Zato je tako pomembno, da se s svojim nadzornikom pogovorite o tem, kaj pričakujete.

  • Ko gre za informacije, posredovane naročniku ali vladni agenciji, ali celo za tezo, ki jo bo analizirala komisija, je vredno bolj grešiti s strani formalnosti.
  • Ne glede na stopnjo formalnosti ali neformalnosti je pomembno, da ravnamo jasno, osredotočeno in pregledno.

Metoda 2 od 3: Pisanje poročila

Napišite poročilo o napredku 6. korak
Napišite poročilo o napredku 6. korak

Korak 1. Odločite se, kako želite predstaviti gradivo

Ko začnete pisati poročilo, boste opredelili ton, ki ga mora imeti, in cilj. Zdaj morate določiti najboljšo obliko (ali obrazce), v kateri boste predstavili te podatke.

  • Izberete lahko seznam tem. To je jasen način za predstavitev gradiva, enostaven za brskanje in pridobivanje potrebnih informacij. Lahko pa je nekoliko manj formalno sredstvo za pisanje poročila o napredku in je morda bolj primerno za beležke, namenjene nadzornikom in sodelavcem po e-pošti.
  • Vključite lahko tudi grafikone ali tabele. To je lahko zelo dobro, če pišete poročilo o napredku projekta, za katerega želite financiranje, ali razkrijete, zakaj si zaslužite že prejeto štipendijo.
Napišite poročilo o napredku 7. korak
Napišite poročilo o napredku 7. korak

Korak 2. Uporabite pododdelke

Če želite napisati dobro poročilo o napredku, morate biti čim bolj jasni. Razčlenitev na pododdelke je odličen način za zbiranje vsega ustreznega gradiva.

Vključitev podnaslovov v poročilo je lahko še jasnejša, saj bralcem ali občinstvu pove, kaj lahko pričakujejo od vsakega pododdelka. Če obstajajo materiali, ki jih še posebej zanimajo, je možno, da bodo skočili neposredno nanj

Napišite poročilo o napredku 8. korak
Napišite poročilo o napredku 8. korak

Korak 3. Zapišite glavo

Običajno teče po vrhu papirja, če uporabljate paginirano obliko. Tudi to bo odvisno od tega, kaj ima podjetje ali univerza raje, zato ne pozabite zastaviti tega vprašanja, preden začnete.

Glava mora vsebovati datum, ko je bilo poročilo poslano, ime in naslov prejemnika, ime in naslov pošiljatelja ter obravnavano temo

Napišite poročilo o napredku 9. korak
Napišite poročilo o napredku 9. korak

Korak 4. Napišite uvod

Ta razdelek je pod glavo in ga je mogoče ločiti od drugih materialov s poševnim oblikovanjem. Ponuja kratek pregled projekta in povzema njegovo stanje. Ugotovili boste lahko, kako velik napredek je bil dosežen in ali so bili določeni cilji že doseženi.

Ne pozabite vključiti namena poročila, predstaviti projekt in ponoviti, da je to posodobitev doseženega napredka

Napišite poročilo o napredku 10. korak
Napišite poročilo o napredku 10. korak

Korak 5. Napišite telo predloga

Ta del, ne glede na to, ali je razdeljen na oddelke in pododdelke, je le podrobnejša različica uvoda. Oglejte si uvodne informacije in jih poskusite razširiti.

  • Določite naloge, ki so bile opravljene od zadnjega poročila, in tiste, ki še potekajo.
  • Navedite vprašanja, ki so se pojavila, vprašanja, ki jih je treba rešiti, in rešitve teh ovir.
  • Navedite spremembe, ki so se zgodile, in njihove razloge.
  • Vključite lahko tudi točke, kot so kadrovske spremembe, težave pri pridobivanju materiala, kakšni so bili presežki stroškov in zamude ali težave z varnostjo ali tehnologijo.
Napišite poročilo o napredku 11. korak
Napišite poročilo o napredku 11. korak

Korak 6. Raziščite, kaj sledi v vašem projektu

Čeprav je v bistvu del poročila, je pomembno, da občinstvo razume, kam greste s tem projektom. Ne pozabite omeniti izzivov, ki lahko vplivajo na roke za dokončanje, proračun ali strukturo upravljanja.

  • Resnično morate poročati, ali so se roki za dokončanje spremenili ali ne.
  • Izogibajte se problemom cvetenja občinstva, vendar jih ni treba po nepotrebnem alarmirati ali obljubljati, česar ni mogoče izvesti.
Napišite poročilo o napredku 12. korak
Napišite poročilo o napredku 12. korak

Korak 7. Vključite skupno število opravljenih ur

Razkriti morate, koliko dela ste vi in vaša ekipa (če sploh) vložili v ta projekt. To občinstvu (ne glede na to, ali vas nadzornik, vaše stranke ali državna agencija morda financira) pove, da ste trdo delali.

Metoda 3 od 3: Izogibanje skupnim težavam

Napišite poročilo o napredku 13. korak
Napišite poročilo o napredku 13. korak

Korak 1. Držite se teme

Dokler se boste držali zgoraj opisanih osnov, boste v redu. Zelo pomembno je, da se izognemo odstopanjem na druga področja, ki so le površinsko povezana s projektom, pa naj bodo še tako zanimiva.

Če na primer vaš projekt želi ponovno aktivirati lokalno neprofitno umetniško organizacijo, vas bo morda skušnjava umakniti s poti in se spraviti v razpravo o žalostnem stanju umetniškega financiranja, vendar to ne pomaga podrobno opisati, kako je napredek projekta

Napišite poročilo o napredku Korak 14
Napišite poročilo o napredku Korak 14

Korak 2. Naj bo preprosto

Namen poročila o napredku je predstaviti napredek, ne da bi občinstvo preobremenili z idejami in besedami. Osredotočiti se morate le na to, kako projekt poteka, na čem je treba delati in kakšne spremembe je treba narediti.

Odvisno od prejemnika vašega poročila boste morda omejeni na določeno število strani. Dobro pravilo je biti čim bolj objektiven, vsekakor pa vključite vse ustrezne podatke

Napišite poročilo o napredku Korak 15
Napišite poročilo o napredku Korak 15

Korak 3. Izogibajte se preveč nejasnosti

Ne pozabite navesti podrobnosti o trenutnem napredku projekta. Izogibajte se recimo "Na primer, dobro napredujemo pri iskanju umetniškega financiranja", na primer raje recite "Z dvema donacijama v višini 5000 USD od teh različnih organizacij bomo imeli samo 2000 RR za dosego cilja 12.000 RR".

Napišite poročilo o napredku 16. korak
Napišite poročilo o napredku 16. korak

Korak 4. Pazite se govora

Ponovno mora biti vaše poročilo jasno in jedrnato. Pomembno je, da občinstva ne preobremenite z odvečnimi besedami, ki končnemu rezultatu ne dodajo ničesar. Fraze, kot sta na primer "popolna katastrofa" in "vrtoglavi uspeh", so preveč čustvene in nejasne, da bi jih lahko uporabljali s strankami ali nadzorniki.

Napišite poročilo o napredku 17. korak
Napišite poročilo o napredku 17. korak

Korak 5. Poimenujte svoje vire

Vse uporabljene informacije, ki prihajajo iz zunanjega vira, pa tudi grafike in podatki, morajo biti ustrezno zastopane. V poročilo lahko dodate dodatne razdelke o virih in referencah.

Nasveti

  • Poskusite analizirati slog svojega nadzornika. Morda ima on kakšno prednost glede vrst poročil, ki jih raje vidi. Nekateri si želijo ogledati več seznamov ali informacij o temah, drugi pa se za napredek odločijo vedeti čim manj. Spet drugi bodo imeli raje čim več informacij, ne glede na to, koliko strani potrebujete.
  • Pri opisovanju napredka bodite natančni, vendar se izogibajte pretiranim besedam.

Priporočena: